Protection des renseignements personnels

Conformément à la loi 25 sur la protection des renseignements personnels, la Table de concertation des organismes au service des personnes réfugiées et immigrantes (TCRI) respecte le droit à la vie privée de chaque individu et s’engage à protéger la confidentialité des renseignements confidentiels recueillis auprès de tout·e Participant·e, Membre ou Employé·e.

Obligation de confidentialité
Les renseignements confidentiels sont disponibles seulement aux personnes qui doivent y avoir accès dans l’exercice de leurs fonctions, au sein de la TCRI, et les Employé·es signent une entente de confidentialité.

Collecte et usage des renseignements confidentiels
La TCRI peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les Participant·es. La constitution de tels dossiers a pour objet de permettre à la TCRI de réaliser un Événement, une Publication, de réaliser une activité ou de fournir un Service. Les renseignements confidentiels peuvent seulement être recueillis auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci consente à ce que la cueillette soit réalisée auprès d’autrui ou que la loi l’autorise. 

Gestion des renseignements confidentiels
La direction générale adjointe est la personne responsable d’assurer la protection des renseignements personnels. La direction générale adjointe s’assure de la tenue d’un Registre des incidents de confidentialité.  La TCRI avisera avec diligence toutes les personnes dont les renseignements personnels ont été touchés par un incident de confidentialité et prendra les mesures nécessaires pour réduire/ atténuer les risques de préjudice.

Conservation des renseignements confidentiels

Destruction des renseignements confidentiels
Les renseignements confidentiels ne sont conservés que tant et aussi longtemps que l’objet pour lequel ils ont été recueillis n’a pas été accompli, à moins que l’individu concerné ait consenti à ce qu’il en soit autrement. Ces renseignements confidentiels sont ensuite détruits de façon à ce que les données y figurant ne puissent plus être reconstituées.

Divulgation de renseignements confidentiels à un tiers
Autre que dans les situations où la loi le requiert ou l’autorise, les renseignements confidentiels ne peuvent être divulgués à un tiers qu’après l’obtention du consentement écrit, manifeste, libre et éclairé de la personne concernée. Un tel consentement ne peut être donné que pour une fin spécifique et pour la durée nécessaire à la réalisation de cette dernière.

Communication de renseignements confidentiels à la personne concernée
Les Participant·es, Membres et Employé·es ont le droit de connaître les renseignements confidentiels que la TCRI a reçus, recueillis et conserve à leur sujet, d’avoir accès à de tels renseignements et de demander que des rectifications soient apportées à ceux-ci. Ce type de demande doit être traitée dans un délai maximal de 30 jours.

Recours
S’il s’avère que les renseignements confidentiels d’une personne ont été utilisés de façon contraire à une disposition de cette politique, cette personne peut déposer une plainte auprès de la direction générale de la TCRI, ou auprès du comité exécutif ou du conseil d’administration de la TCRI si la plainte concerne la direction générale. Comme prévu par la loi, la personne s’étant vu refuser l’accès ou la rectification des renseignements confidentiels la concernant peut déposer sa plainte auprès de la Commission d’accès à l’information pour l’examen du désaccord dans les 30 jours du refus de la TCRI d’accéder à sa demande ou de l’expiration du délai pour y répondre. 

Ressources
La politique de confidentialité de la TCRI a été adoptée par le Conseil d’administration de la TCRI le 18 janvier 2024. Pour toute question relative à la protection des données confidentielles, contactez la personne responsable de l’application de la loi 25 à la TCRI, Ahmar Husain, Directeur général adjoint à [email protected].

La TCRI met à votre disposition une boite à outils contenant des ressources pour mieux comprendre la loi 25 et comment elle doit être appliquée au sein de votre structure. Cliquez-ici pour y accéder.